Waarom een grote vloot niet altijd een voordeel is

Wanneer er binnen een warehouse of productieomgeving problemen ontstaan met de beschikbaarheid van materieel, is de eerste reactie vaak voorspelbaar. Er moet een extra heftruck komen, een extra reachtruck of misschien nog een pallettruck erbij. Het idee daarachter is logisch. Niemand wil dat medewerkers moeten wachten omdat er geen machine beschikbaar is.

Toch zie ik in de praktijk regelmatig het tegenovergestelde probleem.

Organisaties richten zich vaak op het voorkomen van een tekort aan materieel, maar staan veel minder stil bij de vraag of alle aanwezige machines daadwerkelijk nodig zijn. Juist daardoor ontstaan situaties waarin een vloot door de jaren heen steeds verder groeit, terwijl de daadwerkelijke behoefte nauwelijks verandert.

De onzichtbare kosten van overcapaciteit

Op papier lijkt dat geen groot probleem. Een machine die stilstaat verbruikt immers geen energie en veroorzaakt geen directe verstoring van de operatie. Toch brengt overtollig materieel vaak aanzienlijke kosten met zich mee die minder zichtbaar zijn dan een tekort aan capaciteit.

Iedere machine vertegenwoordigt kapitaal. Of deze nu gekocht, geleased of gehuurd is, de kosten lopen door. Daarnaast zijn er onderhoudskosten, keuringen, verzekeringen en administratieve werkzaamheden die blijven bestaan, ongeacht hoeveel uren een machine daadwerkelijk wordt gebruikt. Het is een klassiek voorbeeld van verspilling die niet zichtbaar is.

Vooral specialistisch materieel blijft hangen

Wat mij daarbij opvalt, is dat overtollig materieel lang niet altijd bestaat uit standaard heftrucks of pallettrucks. Juist specialistische machines blijven vaak jarenlang onderdeel van de vloot. Ze zijn ooit aangeschaft voor een specifieke klant, een bijzonder project of een afwijkend proces. De oorspronkelijke reden voor de investering is vaak volledig begrijpelijk geweest. Alleen verandert de operatie in de loop der jaren, terwijl de machine blijft.

Tijdens een analyse trof ik ooit tientallen machines aan die minder dan honderd uur per jaar werden ingezet. Het ging voornamelijk om specialistische uitvoeringen met afwijkende voorzetapparatuur of specifieke technische configuraties. Omdat deze machines slechts voor een beperkt aantal werkzaamheden geschikt waren, stonden ze het grootste deel van het jaar stil.

Juist bij dit soort materieel ontstaat vaak een vertekend beeld van de werkelijke kosten. Een machine die weinig draait voelt goedkoop, terwijl de leasekosten, onderhoudskosten, verzekeringen en keuringen gewoon blijven doorlopen. Wanneer al deze kosten worden verdeeld over minder dan honderd draaiuren per jaar, ontstaat een kostprijs die verrassend hoog kan uitvallen.

Dat leidt vaak tot een interessante discussie.

Niet de vraag wat een machine kost, maar of de activiteit waarvoor deze machine wordt aangehouden vandaag nog voldoende waarde toevoegt om die kosten te rechtvaardigen.

In veel gevallen blijkt dat niemand die vraag de afgelopen jaren nog heeft gesteld. De machine staat er simpelweg omdat hij er altijd heeft gestaan.

Eigen materieel per afdeling

Hetzelfde zie ik terug in organisaties waar iedere afdeling beschikt over eigen materieel. Ooit is dat vaak ontstaan vanuit praktische overwegingen. Naarmate de organisatie groeit, blijft die structuur bestaan terwijl de werkzaamheden veranderen. Het gevolg is dat sommige machines continu worden gebruikt terwijl andere een groot deel van de dag stilstaan.

Daardoor ontstaat gemakkelijk de indruk dat extra materieel nodig is, terwijl de werkelijke oorzaak soms ligt in de verdeling van bestaande capaciteit.

Wat dit vraagstuk extra interessant maakt, is dat een grote vloot vaak niet automatisch leidt tot een hogere productiviteit. Wanneer chauffeurs lange afstanden rijden, goederen meerdere keren worden verplaatst of processen onlogisch zijn ingericht, ontstaat er vanzelf behoefte aan extra capaciteit. Het toevoegen van machines lost in dat geval het symptoom op, maar niet de oorzaak.

De juiste vragen stellen

Juist daarom begint een goede analyse meestal niet met de vraag hoeveel machines aanwezig zijn. Veel interessanter is de vraag hoeveel waarde iedere machine daadwerkelijk toevoegt aan de operatie.

Hoeveel uren wordt het materieel werkelijk gebruikt? Welke machines draaien continu en welke staan structureel stil? Zijn piekmomenten daadwerkelijk structureel of komen ze slechts incidenteel voor? En als een machine morgen uit de vloot verdwijnt, merkt de operatie dat dan werkelijk?

De antwoorden op die vragen leveren vaak verrassende inzichten op.

Een tekort aan materieel veroorzaakt direct zichtbare problemen. Een overschot aan materieel blijft vaak jarenlang verborgen. Juist daarom loont het om periodiek kritisch naar de samenstelling van de vloot te kijken. Niet met als doel om zoveel mogelijk machines weg te doen, maar om te begrijpen welke capaciteit daadwerkelijk nodig is. En komt er materieel vrij, dan is een goed georganiseerde afstoting vaak meer waard dan gedacht.

Want uiteindelijk wordt een vloot niet efficiënter door meer materieel toe te voegen. Een vloot wordt efficiënter wanneer iedere machine daadwerkelijk een duidelijke bijdrage levert aan de operatie.