Waarom veel MHE-tenders al verkeerd beginnen

Wanneer organisaties investeren in nieuw intern transportmaterieel, wordt vaak veel aandacht besteed aan het vergelijken van leveranciers. Er worden meerdere partijen uitgenodigd, offertes opgevraagd en uitgebreide vergelijkingen gemaakt tussen prijzen, specificaties en voorwaarden. De gedachte daarachter is logisch: hoe meer leveranciers meedoen, hoe groter de kans op de beste oplossing.

Toch zie ik regelmatig dat een tender al op achterstand begint voordat de eerste offerte überhaupt is uitgebracht.

Uitvragen wat er gisteren werd gebruikt

De oorzaak ligt meestal niet bij de leveranciers, maar bij de manier waarop de uitvraag wordt opgesteld. Veel organisaties gebruiken hun huidige vloot als uitgangspunt voor een vervangingstraject. Op papier klinkt dat logisch. De bestaande machines zijn bekend, draaien al jaren in de operatie en vormen een concrete referentie voor wat nodig lijkt te zijn.

In de praktijk ontstaat daardoor echter vaak een fundamenteel probleem. In plaats van te onderzoeken wat de operatie vandaag nodig heeft, wordt uitgevraagd wat er gisteren werd gebruikt. Vervolgens wordt diezelfde specificatie naar meerdere leveranciers gestuurd met het verzoek om een vergelijkbare aanbieding uit te brengen.

Wat ik daarbij regelmatig zie, is dat de huidige leverancier hierdoor automatisch een voordeel krijgt. De oorspronkelijke vloot is immers vaak opgebouwd rondom de eigenschappen van dat specifieke merk. Andere leveranciers moeten vervolgens proberen binnen datzelfde kader een alternatief aan te bieden. Hierdoor ontstaat niet altijd een vergelijking tussen verschillende oplossingen, maar vooral een vergelijking tussen verschillende manieren om dezelfde historische keuze voort te zetten.

Specificaties die niemand meer kan verklaren

Een tweede valkuil die ik vaak tegenkom, is dat specificaties jarenlang worden overgenomen zonder dat iemand zich nog afvraagt waarom ze ooit zijn gekozen. Een reachtruck van 1600 kilogram wordt opnieuw uitgevraagd omdat er vandaag ook een reachtruck van 1600 kilogram wordt gebruikt. Wanneer je vervolgens doorvraagt waarom die capaciteit nodig is, blijkt regelmatig dat niemand dat precies weet. De specificatie heeft jarenlang goed gewerkt en wordt daardoor automatisch gezien als de juiste specificatie.

Dat is begrijpelijk, maar tegelijkertijd ook risicovol.

Organisaties veranderen namelijk voortdurend. Productstromen veranderen, opslagmethodes veranderen, orderprofielen veranderen en soms verandert zelfs het complete businessmodel. Een machine die vijftien jaar geleden perfect aansloot op de operatie hoeft daarom niet automatisch nog steeds de beste keuze te zijn. Hetzelfde geldt overigens voor de inrichting van het warehouse zelf.

Misschien nog belangrijker is de vraag of de oplossing die vijftien jaar geleden de beste keuze was, vandaag opnieuw gekozen zou worden. De techniek heeft zich ontwikkeld, leveranciers hebben nieuwe concepten geïntroduceerd en de mogelijkheden binnen intern transport zijn vaak aanzienlijk groter dan toen de oorspronkelijke investering werd gedaan.

Een praktijkvoorbeeld hiervan zie ik regelmatig terug bij werkzaamheden op hoogte. Verschillende fabrikanten bereiken vergelijkbare prestaties op verschillende manieren. Waar het ene merk met een relatief lichte machine voldoende restcapaciteit behoudt, kiest een ander merk voor een andere constructie of een zwaardere uitvoering. Wanneer een organisatie uitsluitend uitgaat van de specificaties van de huidige machine, bestaat het risico dat bepaalde oplossingen al worden uitgesloten voordat leveranciers überhaupt de kans krijgen om mee te denken.

In sommige gevallen leidt dat zelfs tot het uitvragen van zwaarder materieel dan operationeel noodzakelijk is. Dat heeft niet alleen invloed op de investering. Grotere machines nemen vaak meer ruimte in beslag, zijn minder wendbaar en kunnen invloed hebben op de dagelijkse efficiëntie binnen het warehouse.

Eerst de behoefte, dan de leveranciers

Juist daarom zie ik dat organisaties veel waarde halen uit een onafhankelijke analyse voordat leveranciers worden betrokken. Niet omdat leveranciers hun werk niet goed doen, maar omdat iedere leverancier logischerwijs kijkt vanuit de oplossingen die binnen het eigen portfolio beschikbaar zijn. De beste oplossing staat immers niet altijd in de offerte.

Dat betekent niet dat een leverancier bewust een verkeerde oplossing adviseert. Het betekent simpelweg dat iedere aanbeveling wordt gedaan vanuit een bepaald merk, een bepaalde productlijn en een bepaalde visie op de markt. Vanuit die realiteit is het voor organisaties niet altijd eenvoudig om onderscheid te maken tussen wat operationeel de beste oplossing is en wat binnen het aanbod van een specifieke leverancier het beste past.

Een onafhankelijke analyse zorgt ervoor dat eerst wordt vastgesteld wat de operatie daadwerkelijk nodig heeft. Pas daarna ontstaat ruimte om leveranciers met elkaar te vergelijken. Hierdoor verschuift de discussie van machines naar werkzaamheden en van specificaties naar prestaties.

Ruimte voor verschillende oplossingsrichtingen

Wat mij betreft begint een goede tender daarom niet met de vraag welke trucks vandaag worden gebruikt. De belangrijkste vraag is welke werkzaamheden uitgevoerd moeten worden, welke prestaties daarbij horen en welke uitdagingen de operatie de komende jaren verwacht.

Pas wanneer die behoefte helder is, ontstaat ruimte voor leveranciers om vanuit hun eigen expertise met de best passende oplossing te komen. Juist dan ontstaat een eerlijke vergelijking. Niet door vijf leveranciers te vragen hetzelfde te leveren, maar door vijf leveranciers de mogelijkheid te geven hetzelfde probleem op hun eigen manier op te lossen.

De beste tender is daarom zelden de tender met de langste lijst specificaties. Vaak is het de tender die het duidelijkst beschrijft wat de operatie nodig heeft en tegelijkertijd voldoende ruimte laat voor verschillende oplossingsrichtingen. Dat levert niet alleen betere offertes op, maar leidt in de praktijk vaak ook tot betere beslissingen.