Waarom een warehouse vaak is ingericht voor een bedrijf dat niet meer bestaat

Wanneer organisaties nadenken over verbeteringen in hun warehouse, gaat het gesprek vaak over ruimtegebrek, productiviteit, personeelstekorten of toenemende volumes. Dat is logisch. Dit zijn immers de onderwerpen die dagelijks zichtbaar zijn op de werkvloer en direct invloed hebben op de operatie.

Toch merk ik tijdens bezoeken aan warehouses regelmatig dat er een belangrijkere vraag nauwelijks wordt gesteld.

Is het warehouse eigenlijk nog ingericht voor het bedrijf dat vandaag bestaat?

Goede keuzes uit een andere tijd

Veel warehouses zijn namelijk ontworpen op basis van de kennis, technieken en mogelijkheden die op dat moment beschikbaar waren. Dat betekent niet dat die keuzes verkeerd waren. Integendeel. Vaak waren het destijds juist uitstekende oplossingen die perfect aansloten op de operatie van dat moment.

Het probleem is dat de logistieke wereld zich in hoog tempo blijft ontwikkelen.

Nieuwe opslagconcepten, automatiseringsoplossingen, softwareplatformen en transporttechnieken zorgen ervoor dat organisaties vandaag over mogelijkheden beschikken die tien, twintig of soms zelfs vijf jaar geleden nog niet bestonden. Tegelijkertijd veranderen ook klanten, producten, orderprofielen en verwachtingen vanuit de markt.

Toch zie ik regelmatig organisaties die nog steeds werken vanuit uitgangspunten die jaren geleden zijn vastgesteld. Niet omdat niemand wil veranderen, maar omdat veel processen nog steeds functioneren.

Daardoor ontstaat er vaak geen directe aanleiding om fundamentele vragen te stellen over de inrichting van de operatie.

Vervangen of heroverwegen?

Wat ik daarbij interessant vind, is dat veel verbeterprojecten beginnen met de vraag hoe iets vervangen kan worden. Een machine is verouderd, een systeem moet worden vernieuwd of een onderdeel van het warehouse heeft zijn technische levensduur bereikt.

Dat lijkt een logische start, maar soms is de interessantere vraag of dezelfde oplossing vandaag überhaupt opnieuw gekozen zou worden. Dezelfde valkuil zie je terug bij MHE-tenders die de huidige vloot als uitgangspunt nemen.

Een praktijkvoorbeeld dat mij altijd is bijgebleven, speelde bij een organisatie die voor een grote investering stond. Een belangrijk onderdeel van de bestaande inrichting had het einde van zijn levensduur bereikt en moest op relatief korte termijn worden vervangen. De eerste reactie was begrijpelijk: vervangen wat er staat en zo snel mogelijk zorgen dat de operatie door kan blijven draaien.

Tijdens gesprekken met verschillende betrokkenen binnen het bedrijf ontstond echter een andere discussie. Niet zozeer de vraag of de bestaande oplossing vervangen moest worden, maar of dezelfde oplossing vandaag opnieuw gekozen zou worden. De oorspronkelijke inrichting was namelijk ontworpen in een tijd waarin veel van de huidige technieken, automatiseringsmogelijkheden en softwaresystemen simpelweg nog niet bestonden.

Wat tientallen jaren geleden een logische en toekomstbestendige keuze was, hoeft dat vandaag niet automatisch nog steeds te zijn.

Van vervangingsvraag naar strategische discussie

Samen met medewerkers uit verschillende disciplines werd daarom niet alleen gekeken naar vervanging van bestaande middelen, maar vooral naar de vraag hoe dezelfde goederenstroom vandaag ontworpen zou worden wanneer alle mogelijkheden opnieuw op tafel lagen. Daarbij kwamen inzichten naar voren die waarschijnlijk nooit waren ontstaan wanneer uitsluitend naar de oorspronkelijke vervangingsvraag was gekeken.

Uiteindelijk werd gekozen voor de meest praktische oplossing op de korte termijn. De continuïteit van de operatie en de benodigde snelheid van handelen maakten een directe verandering van de volledige inrichting niet realistisch. Toch leverde de analyse iets veel waardevollers op dan alleen een investeringsbesluit.

Wat begon als een vervangingsvraagstuk, groeide uit tot een strategische discussie over de toekomst van de operatie. Een discussie die waarschijnlijk nooit was gevoerd wanneer uitsluitend was gekeken naar het vervangen van wat er al stond.

De vraag die de beste gesprekken oplevert

Op papier lijkt een vraagstuk te gaan over ruimtegebrek, capaciteit, verouderde middelen of een noodzakelijke investering. Wanneer je verder kijkt, blijkt het werkelijke vraagstuk vaak veel groter te zijn. Niet omdat de bestaande oplossing slecht is, maar omdat de omstandigheden waarin die oplossing ooit is bedacht inmiddels volledig zijn veranderd.

Daarom stel ik tijdens analyses graag een eenvoudige vraag. Als dit warehouse vandaag vanaf nul ontworpen zou worden, zou het er dan hetzelfde uitzien?

Opvallend genoeg levert die vraag vaak de interessantste gesprekken op. Niet omdat alles direct anders zou moeten, maar omdat mensen ineens kritisch gaan kijken naar aannames die jarenlang vanzelfsprekend zijn geweest. Aannames die er bijvoorbeeld toe leiden dat iedereen druk is zonder dat de operatie efficiënt draait.

Juist daar liggen vaak de grootste verbeterkansen. Niet direct in nieuwe gebouwen, extra vierkante meters of de nieuwste technologie, maar in het opnieuw beoordelen van keuzes die ooit zijn gemaakt op basis van de kennis en mogelijkheden van dat moment.

De sterkste organisaties die ik tegenkom zijn daarom niet per se de organisaties met de nieuwste warehouses of de meest geavanceerde systemen. Vaak zijn het de organisaties die regelmatig de tijd nemen om kritisch naar hun eigen operatie te kijken en zichzelf af te vragen of de uitgangspunten van toen nog steeds passen bij de werkelijkheid van vandaag.

Want een oplossing die twintig jaar geleden perfect was, hoeft niet automatisch ook de beste oplossing van vandaag te zijn.

En precies daar ontstaan vaak de meest waardevolle verbeteringen.