Bij een MHE-traject is het zelden het probleem dat niemand weet wat belangrijk is. Het probleem is dat Finance, Operatie, Techniek, QHSE en Duurzaamheid er ieder iets anders onder verstaan, en dat pas ontdekken als de offertes al binnen zijn. De Octagon maakt dat verschil zichtbaar voordat het geld kost.
Kies welke rollen bij jullie aan tafel zitten. Elk profiel start op wat wij die rol in de praktijk meestal zien wegen. Ontbreekt er iemand? Voeg dan een eigen rol toe. Pas de profielen aan naar jullie situatie: elke rol verdeelt 40 punten over acht dimensies, dus meer gewicht op het een betekent automatisch minder op het ander. Precies zoals in het echt.
Per dimensie kijken we naar het verschil tussen de hoogste en de laagste deelnemer. Het gemiddelde van die acht verschillen zetten we af tegen het maximaal mogelijke verschil. Geen zwarte doos, gewoon spreiding. Let op: een hoge score is niet automatisch goed. Soms betekent het dat één stem domineert, of dat een rol nog niet aan tafel zit.
Niet elk verschil is een probleem. Maar een groot verschil dat nooit is uitgesproken, komt vrijwel altijd terug tijdens de beoordeling van de offertes. Dit zijn de punten die in jullie profiel het verst uit elkaar liggen.
De Octagon vertelt je niet welke heftruck je moet kopen en welke leverancier de beste is. Dat kan hij ook niet, en dat is precies het punt. Wat hij wel doet, is zichtbaar maken welke keuzes jullie organisatie nog niet met elkaar heeft gemaakt.
Wie begint met het opvragen van drie offertes, stapt te vroeg naar de markt. Op dat moment liggen de beoordelingscriteria namelijk al vast, meestal impliciet, en meestal bepaald door wie het hardst aan tafel zat.
Prijs en levertijd zijn de twee dimensies die altijd worden besproken. De andere zes bepalen meestal of je er over vijf jaar nog blij mee bent.
Niet alleen aanschaf, maar onderhoud, energie, batterijen, restwaarde en contractkosten over de hele looptijd.
Wat kost deze keuze werkelijk, over hoeveel jaar?
Productietijd, voorraad, implementatie en de tijdelijke oplossingen die nodig zijn tot alles draait.
Wanneer moet dit echt operationeel zijn?
Responstijd, onderdelen, storingsafhandeling, bereikbaarheid en wat daarvan hard is vastgelegd.
Wat kost een uur stilstand ons eigenlijk?
Capaciteit, inzeturen, gangbreedtes, werkomgeving, ergonomie en of het materieel de taak echt aankan.
Welke taken moet dit werkelijk kunnen?
Draaiuren, stilstand, storingen, energie, schade en of je daar later ook echt op kunt sturen.
Welke beslissing willen we hiermee kunnen nemen?
De overgang zelf: training, acceptatie, laadinfrastructuur, terugvalscenario en afhankelijkheid van één partij.
Wat gebeurt er als de overgang niet soepel verloopt?
Kopen, huren, leasen of VaaS. Kunnen bijschakelen in pieken en afschalen als het volume daalt.
Hoe zeker is ons volume over drie jaar?
Emissies, batterijtechnologie, laadinfrastructuur, levensduur en de doelstellingen waar je op wordt afgerekend.
Hoe zwaar moet duurzaamheid meewegen in deze beslissing?
De Octagon is de eerste stap van de aanpak die we bij een tendertraject hanteren. Het doel is niet om iedereen het eens te laten worden, dat lukt zelden en is ook niet nodig. Het doel is dat de afweging bewust wordt gemaakt in plaats van per ongeluk.
Iedere rol vult apart in, zonder overleg. Dat is bewust: zodra mensen samen invullen, ontstaat er een compromis voordat het verschil zichtbaar is geweest.
De spreiding is de agenda. Niet om te bepalen wie gelijk heeft, maar om de aannames boven tafel te krijgen die niemand had uitgesproken.
Wat telt hoe zwaar mee bij de beoordeling, en waarom? Dit is het document dat later voorkomt dat de gunning een onderbuikdiscussie wordt.
"Goede service" is geen eis. Een responstijd, een beschikbaarheidspercentage en een consequentie bij niet halen wel. Pas dan kun je leveranciers eerlijk vergelijken.
Met een uitvraag waarop leveranciers vergelijkbaar kunnen antwoorden, en een beoordelingskader dat al akkoord is binnen de organisatie.
Iedere betrokken rol verdeelt dezelfde 40 punten over acht dimensies van een MHE-beslissing: prijs en TCO, levertijd, servicekwaliteit, passendheid, inzicht en data, operationeel risico, flexibiliteit en duurzaamheid. Omdat het budget vast is, dwingt de verdeling een keuze af. Daarna liggen de profielen over elkaar heen in één figuur en zie je per onderwerp hoe ver de deelnemers uit elkaar liggen.
Wie samen invult komt uit op een compromis voordat het verschil ooit zichtbaar is geweest, en juist dat verschil is de informatie die je zoekt. Daarom zijn de antwoorden van collega's afgeschermd totdat je zelf hebt ingevuld.
Maximaal vijf per sessie. Die grens is bewust: meer profielen in één figuur wordt onleesbaar. Vijf rollen dekken in de praktijk de partijen die bij een MHE-beslissing aan tafel zitten.
Een PDF-rapport met de gecombineerde figuur, elk profiel apart getekend, de mate van interne uitlijning en de drie onderwerpen waarop jullie het verst uit elkaar liggen, met per onderwerp de vraag die je beter vooraf beantwoordt dan achteraf.
Nee, en dat is het punt. Hij zegt niets over machines of leveranciers. Hij maakt zichtbaar welke keuzes de organisatie nog niet samen heeft gemaakt. Dat is waar een goed tendertraject begint.
Vul hierboven je eigen profiel in en bewaar het. Je krijgt direct een link om je collega's uit te nodigen, en een PDF met de vergelijking zodra er meer profielen bij komen.
We mailen je een persoonlijk rapport met de octagon, de uitlijning en de belangrijkste spanningspunten. Je profiel wordt zichtbaar voor iedereen die daarna via dezelfde link meedoet.
Je PDF is verstuurd. Stuur onderstaande link door om je collega's uit te nodigen, hun profiel komt er dan direct bij te staan.