Operationele quickscan

Een sterke verbetering begint met inzicht. Een logistieke operatie kan op papier goed functioneren, terwijl in de dagelijkse praktijk tijd, capaciteit en geld verloren gaan. Wachttijden, onnodige rij- en loopafstanden, inefficiënte werkmethoden of processen die door groei en verandering niet meer aansluiten op de huidige situatie, zijn niet altijd direct zichtbaar.

De vraag is daarom niet welke oplossing als eerste moet worden aangeschaft of welk proces direct moet worden aangepast. De eerste stap is inzicht krijgen in wat er daadwerkelijk gebeurt.

Met de Operationele Quickscan onderzoekt OctaFlow de dagelijkse operatie onafhankelijk en gericht. Daarbij kijken we niet alleen naar processen zoals ze op papier zijn ingericht, maar vooral naar de manier waarop goederen, mensen en materieel zich in de praktijk door de organisatie bewegen. Door observaties, gesprekken en analyse ontstaat een helder beeld van de belangrijkste knelpunten, onderliggende oorzaken en verbeterprioriteiten.

Het resultaat is een onafhankelijk uitgangspunt voor verdere besluitvorming. Eerst begrijpen wat er werkelijk gebeurt, daarna bepalen wat er moet veranderen.

Wanneer is een operationele quickscan interessant?

Een Operationele Quickscan is vooral waardevol wanneer de dagelijkse operatie niet meer vanzelfsprekend aansluit op de huidige situatie. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer volumes zijn gegroeid zonder dat processen of werkwijzen zijn aangepast, medewerkers regelmatig moeten wachten, zoeken of omrijden, of wanneer er discussie ontstaat over extra personeel of materieel zonder dat duidelijk is waar het onderliggende probleem ligt.

Ook wanneer beschikbare magazijnruimte steeds moeilijker toereikend lijkt, prestaties achterblijven, verschillende afdelingen ieder hun eigen verklaring voor een probleem hebben of managementinformatie onvoldoende inzicht geeft in wat er daadwerkelijk op de werkvloer gebeurt, kan een onafhankelijke analyse waardevol zijn.

Een quickscan hoeft daarbij niet pas te worden uitgevoerd wanneer een operatie daadwerkelijk vastloopt. Juist wanneer er nog ruimte is om keuzes te maken voordat problemen leiden tot grote investeringen, hogere personeelskosten of capaciteitsproblemen, kan vroegtijdig inzicht veel waarde opleveren.

Wat onderzoekt OctaFlow?

Een Operationele Quickscan kent geen standaard checklist die bij iedere organisatie op dezelfde manier wordt doorlopen. De exacte focus wordt bepaald door de operatie, de aanleiding voor het onderzoek en de vragen die binnen de organisatie spelen. Afhankelijk van het vraagstuk onderzoeken we onder andere de volgende onderdelen.

Hoe verloopt een Operationele Quickscan?

1. Het vraagstuk vooraf scherpstellen

   Een goede analyse begint voordat OctaFlow op locatie aanwezig is. We bespreken de aanleiding voor de quickscan, de ontwikkelingen binnen de organisatie en de vragen waarop de analyse antwoord moet geven.

   Waar mogelijk wordt vooraf relevante informatie verzameld over bijvoorbeeld volumes, processen, locaties, materieel en operationele prestaties. Deze informatie wordt gebruikt om observaties op locatie in de juiste context te kunnen plaatsen en niet om de uitkomst van het onderzoek vooraf te bepalen.

2. De operatie op de werkvloer observeren

   Vervolgens onderzoeken we hoe de operatie daadwerkelijk functioneert. We kijken niet alleen naar de formele procesbeschrijving, maar observeren de dagelijkse werkzaamheden en de manier waarop medewerkers, goederen en materieel zich door de organisatie bewegen.

   Daarbij letten we onder andere op wachttijden, opstoppingen, zoekwerk, onnodige bewegingen, uitzonderingen en verschillen tussen de ontworpen werkwijze en de dagelijkse praktijk. Juist die verschillen leveren vaak belangrijke inzichten op.

3. Gesprekken met medewerkers en management

   Cijfers en observaties vertellen een belangrijk deel van het verhaal, maar de mensen die dagelijks met de operatie werken beschikken over kennis die niet altijd uit data naar voren komt.

   Afhankelijk van de opdracht spreken we daarom met medewerkers, teamleiders, planners en management. Het doel daarvan is niet om verantwoordelijkheden of schuld aan te wijzen, maar om te begrijpen waarom processen in de praktijk verlopen zoals ze verlopen.

   Een structurele omweg kan bijvoorbeeld zijn ontstaan doordat een bepaalde route in de praktijk niet bruikbaar blijkt. Zonder het perspectief van de werkvloer kan een dergelijke oorzaak gemakkelijk over het hoofd worden gezien.

4. Patronen en onderliggende oorzaken bepalen

   Een zichtbare afwijking is niet automatisch het daadwerkelijke probleem. Wanneer een heftruck regelmatig staat te wachten, betekent dit bijvoorbeeld niet zonder meer dat een extra heftruck nodig is. Ook lange loopafstanden betekenen niet automatisch dat extra personeel noodzakelijk is.

   Daarom onderzoeken we welke oorzaken achter de zichtbare problemen liggen, hoe structureel deze zijn, welke andere processen erdoor worden beïnvloed en welke consequenties ontstaan wanneer er niets verandert.

   Hiermee ontstaat het verschil tussen een overzicht van symptomen en een analyse waarmee daadwerkelijk beslissingen kunnen worden genomen.

5. Bevindingen en prioriteiten bepalen

   Niet ieder verbeterpunt heeft dezelfde impact of urgentie. Daarom brengen we onderscheid aan tussen directe knelpunten, structurele oorzaken, mogelijke quick wins, verbeterpunten met een grotere impact en onderwerpen die eerst verder onderzocht moeten worden.

   Het doel is niet om een lange lijst met losse aanbevelingen op te leveren, maar om inzicht te geven in de onderwerpen die voor de organisatie daadwerkelijk prioriteit hebben.

Wat levert de quickscan op?

De belangrijkste opbrengst van de Operationele Quickscan is een onafhankelijk en onderbouwd beeld van de huidige operatie. De analyse geeft inzicht in:

• waar de operatie aantoonbaar knelt;
• welke inefficiënties zichtbaar zijn;
• welke oorzaken daar waarschijnlijk achter liggen;
• waar capaciteit verloren gaat;
• welke verbeterpunten prioriteit verdienen;
• welke onderwerpen verdere verdieping rechtvaardigen.

De bevindingen worden vastgelegd in een helder rapport. Het doel daarvan is niet om zoveel mogelijk pagina's te produceren, maar om de relevante inzichten overzichtelijk en bruikbaar vast te leggen.

De quickscan vormt daarmee vaak het uitgangspunt voor een volgende beslissing. Afhankelijk van de uitkomsten kan dat bijvoorbeeld een verdere operationele analyse, een businesscase, een investeringsbeslissing of een concreet verbetertraject zijn.

Wat doet OctaFlow bewust niet?

Een onafhankelijke quickscan begint niet met een vooraf bepaalde oplossing. OctaFlow komt niet binnen met het uitgangspunt dat er een bepaald aantal nieuwe heftrucks, een automatiseringsoplossing of een nieuwe magazijnindeling moet komen. De eerste vraag is altijd of en waar daadwerkelijk een verandering nodig is.

De Operationele Quickscan is daarom primair gericht op het vaststellen van de huidige situatie, de belangrijkste knelpunten en de onderliggende oorzaken. Het onderzoek vormt daarmee een onafhankelijke basis voor vervolgbeslissingen.

Wanneer daarna behoefte bestaat aan oplossingsrichtingen, een businesscase of begeleiding bij de implementatie, kan daarvoor een afzonderlijk vervolgtraject worden ingericht. Het uitgangspunt blijft daarbij hetzelfde: eerst de operationele behoefte bepalen en vervolgens pas naar de oplossing kijken.

Wanneer is een quickscan niet de juiste stap?

Een Operationele Quickscan is niet in iedere situatie de meest geschikte aanpak. Wanneer een organisatie al precies weet wat het probleem is, beschikt over betrouwbare operationele data en uitsluitend ondersteuning nodig heeft bij de uitvoering van een reeds gekozen oplossing, kan een ander traject logischer zijn.

Ook bij zeer specifieke vraagstukken, bijvoorbeeld wanneer uitsluitend de veiligheid, materieelinzet, energietransitie of een tender moet worden onderzocht, kan een gerichte analyse efficiënter zijn.

Daarom wordt vooraf altijd gekeken naar de aanleiding en de concrete vraag. Een goed advies begint immers niet bij de dienst die een adviseur wil verkopen, maar bij de vraag die de organisatie daadwerkelijk probeert te beantwoorden.

Van eerste indicatie naar onafhankelijk inzicht

Twijfel je nog of een volledige quickscan nodig is? OctaFlow heeft daarvoor de gratis Online Performance Check ontwikkeld. Met 15 vragen over de logistieke operatie ontstaat een eerste indicatie van mogelijke aandachtspunten. De online check is nadrukkelijk geen vervanging voor onderzoek op locatie, maar kan helpen om te bepalen welke onderwerpen verdere aandacht verdienen.

De Operationele Quickscan gaat vervolgens een stap verder. Hierbij wordt de dagelijkse operatie daadwerkelijk op locatie onderzocht door middel van observaties, gesprekken en analyse. De Online Performance Check geeft een eerste richting, de Operationele Quickscan geeft inzicht in wat er in de praktijk daadwerkelijk gebeurt.

Start de gratis Online Performance Check →