Hoeveel heftrucks heeft een magazijn echt nodig?

Wanneer de druk in een warehouse toeneemt, komt vroeg of laat dezelfde vraag op tafel. Zijn er voldoende heftrucks beschikbaar om het werk uit te voeren?

In veel organisaties wordt die vraag beantwoord op basis van gevoel. Chauffeurs ervaren drukte, afdelingen geven aan dat er materieel tekort is en de bezettingsgraad lijkt hoog. De logische conclusie is dan vaak dat er extra trucks nodig zijn.

Toch merk ik dat de werkelijkheid regelmatig complexer is.

Meer rijuren betekenen niet automatisch meer productiviteit

Wat mij daarbij opvalt, is dat veel organisaties kijken naar het gebruik van een truck, maar niet altijd naar de manier waarop die truck wordt gebruikt.

Een truck die veel draaiuren maakt, lijkt op het eerste gezicht immers goed benut. In de praktijk zegt dat echter lang niet alles.

Ik heb bijvoorbeeld eens een situatie meegemaakt waarbij een elektrische pallettruck opvallend veel rijuren maakte, terwijl het aantal hefuren relatief laag bleef. Op papier leek de truck intensief gebruikt te worden. De eerste gedachte zou dan kunnen zijn dat deze truck een belangrijke bijdrage levert aan de operatie.

Toen we verder keken naar het gebruikspatroon bleek iets opvallends. Medewerkers gebruikten de pallettruck regelmatig om zich door het distributiecentrum te verplaatsen. De toiletten bevonden zich aan de andere kant van het pand en de truck werd gebruikt om sneller heen en weer te rijden.

Vanuit het perspectief van de medewerker was dat volledig begrijpelijk. Het bespaarde tijd en maakte het werk makkelijker. Tegelijkertijd laat zo'n voorbeeld zien hoe belangrijk het is om verder te kijken dan alleen gebruiksuren.

De betreffende pallettruck vertegenwoordigde een waarde van ongeveer vijftienduizend euro. Wanneer een deel van de inzet bestaat uit het vervoeren van medewerkers door het gebouw, ontstaat vanzelf de vraag of dit werkelijk de meest effectieve inzet van het materieel is. Voor dat bedrag kunnen immers ook behoorlijk wat fietsen of steps worden aangeschaft.

Drukte betekent niet automatisch een tekort

Hetzelfde zie ik regelmatig terug bij discussies over vlootuitbreiding. Een warehouse kan druk zijn zonder dat er daadwerkelijk sprake is van een tekort aan materieel.

Wanneer chauffeurs veel moeten wachten, onnodig lange afstanden rijden of regelmatig extra verplaatsingen uitvoeren, ontstaat al snel de indruk dat extra trucks noodzakelijk zijn. In werkelijkheid ligt de oorzaak dan vaak ergens anders in het proces.

Dat betekent niet dat uitbreiding van de vloot nooit nodig is. Wel zie ik regelmatig dat organisaties eerst naar extra materieel kijken voordat wordt onderzocht hoe het bestaande materieel daadwerkelijk wordt ingezet.

Benutting is vaak belangrijker dan aantallen

De vraag hoeveel heftrucks een organisatie nodig heeft, begint daarom niet bij het aantal trucks dat aanwezig is. Veel interessanter is de vraag hoeveel van die capaciteit daadwerkelijk wordt benut voor werkzaamheden die waarde toevoegen aan de operatie.

Ik kom regelmatig situaties tegen waarin trucks een groot deel van de dag actief lijken, terwijl een aanzienlijk deel van de tijd wordt besteed aan wachten, zoeken, omrijden of het uitvoeren van transportbewegingen die eigenlijk voorkomen hadden kunnen worden.

Op papier lijkt de bezetting hoog. In de praktijk blijkt een deel van de capaciteit verloren te gaan in processen die niet optimaal zijn ingericht.

Juist daardoor kan een tekort aan materieel soms worden ervaren terwijl er in werkelijkheid sprake is van een tekort aan efficiëntie.

Eerst begrijpen, daarna uitbreiden

Wat ik in de praktijk vaak zie, is dat organisaties zich afvragen hoeveel trucks zij nodig hebben, terwijl de belangrijkere vraag eigenlijk luidt waarom de huidige vloot niet voldoende lijkt.

Waar worden de meeste meters gereden? Welke transportbewegingen voegen daadwerkelijk waarde toe? Hoeveel tijd wordt besteed aan wachten, zoeken of omrijden? En zijn de goederenstromen nog afgestemd op de huidige operatie?

Juist door deze vragen te beantwoorden ontstaat een veel beter beeld van de daadwerkelijke capaciteitsbehoefte.

Soms leidt dat tot de conclusie dat uitbreiding noodzakelijk is. Regelmatig blijkt echter dat de bestaande vloot meer mogelijkheden biedt dan vooraf werd gedacht.

Meer dan een rekensom

De vraag hoeveel heftrucks een magazijn nodig heeft, laat zich zelden beantwoorden met een simpele formule.

De benodigde vloot hangt af van goederenstromen, afstanden, piekbelasting, ploegendiensten, magazijninrichting en de manier waarop processen zijn georganiseerd. Daardoor kunnen twee warehouses met vergelijkbare volumes een volledig verschillende capaciteitsbehoefte hebben.

De discussie gaat daarom niet alleen over het aantal trucks. Uiteindelijk gaat het over de vraag hoe intern transport zo kan worden ingericht dat de beschikbare capaciteit optimaal wordt benut.

En juist daarom begint de beantwoording van deze vraag meestal niet bij de heftruck, maar bij het proces.