Intern transportmaterieel vormt een belangrijk onderdeel van iedere logistieke operatie. Heftrucks, reachtrucks, orderpicktrucks, pallettrucks en andere machines moeten beschikbaar zijn wanneer ze nodig zijn, passen bij de werkzaamheden en aansluiten op de manier waarop de organisatie daadwerkelijk werkt.

In de praktijk is de samenstelling van een vloot echter niet altijd het resultaat van een bewuste analyse. Machines zijn in verschillende jaren aangeschaft, contracten lopen niet gelijk, volumes zijn veranderd en werkzaamheden zijn in de loop van de tijd verschoven. Daardoor kan een organisatie beschikken over te veel materieel, maar op bepaalde momenten toch een tekort ervaren.

OctaFlow analyseert de inzet van intern transportmaterieel vanuit de totale operatie. We kijken naar vlootsamenstelling, inzetprofielen, bezettingsgraad, gebruiksintensiteit, machinekeuze, capaciteit en toekomstige ontwikkelingen.

Het doel is een gebalanceerde vloot die aansluit op de daadwerkelijke behoefte: voldoende capaciteit wanneer die nodig is, zonder structureel te betalen voor materieel dat onvoldoende wordt benut.

Wanneer is vlootoptimalisatie interessant?

Een analyse van het intern transportmaterieel is interessant wanneer er twijfel bestaat over de omvang, samenstelling of inzet van de huidige vloot. Dat kan bijvoorbeeld zichtbaar worden wanneer:

  • regelmatig extra machines worden ingehuurd om pieken op te vangen;
  • medewerkers moeten wachten omdat het juiste materieel niet beschikbaar is;
  • machines een groot deel van de dag ongebruikt staan;
  • verschillende typen machines voor vergelijkbare werkzaamheden worden ingezet;
  • de vloot in de loop der jaren steeds verder is uitgebreid zonder dat de totale behoefte opnieuw is bepaald;
  • meerdere lease- of huurcontracten op verschillende momenten aflopen;
  • er een grote vervangingsronde aankomt;
  • nieuwe machines worden overwogen, maar niet duidelijk is hoeveel capaciteit werkelijk nodig is;
  • de inzet van machines sterk verschilt tussen werkdagen, shifts of seizoenen;
  • de organisatie wil overstappen op een andere energiebron;
  • de kosten van intern transport hoger zijn dan verwacht;
  • management wil weten of de huidige vloot nog aansluit op de toekomstige operatie.

Ook bij groei is het belangrijk om niet automatisch de bestaande vloot door te trekken naar de nieuwe situatie. Een volumegroei van bijvoorbeeld 20% betekent niet per definitie dat ook 20% meer machines nodig zijn.

De benodigde capaciteit wordt bepaald door de manier waarop het werk wordt uitgevoerd, niet alleen door het totale volume.

Waar kijkt OctaFlow naar?

Een optimale vloot bestaat niet simpelweg uit het minimale aantal machines. De machines moeten ook op het juiste moment beschikbaar zijn, geschikt zijn voor de werkzaamheden en passen bij de omstandigheden waarin ze worden ingezet. Daarom kijken we naar verschillende aspecten van de vloot.

Vlootsamenstelling

Welke machines zijn aanwezig en waarvoor worden ze gebruikt? We brengen de huidige vloot in kaart en beoordelen of de verschillende typen machines logisch aansluiten op de werkzaamheden die ermee worden uitgevoerd.

Aantal machines

Hoeveel machines zijn daadwerkelijk nodig? Daarbij kijken we naar werkelijke inzet, volumes, piekbelasting, beschikbare werktijd en de mate waarin machines gelijktijdig nodig zijn.

Bezettingsgraad

Een machine die acht uur beschikbaar is, wordt niet automatisch acht uur productief ingezet. We kijken naar het verschil tussen beschikbaarheid, daadwerkelijke inzet en de momenten waarop capaciteit nodig is.

Inzetprofielen

Niet iedere machine wordt op dezelfde manier gebruikt. Door inzetprofielen inzichtelijk te maken, kan de vloot beter worden afgestemd op de daadwerkelijke werkzaamheden.

Piekbelasting

Een vloot die op een gemiddelde werkdag voldoende capaciteit heeft, kan tijdens ploegwisselingen, orderpieken of seizoensdrukte alsnog tekortschieten. We onderzoeken wanneer de grootste capaciteitsvraag ontstaat.

Geschiktheid van machines

Het juiste aantal machines is niet voldoende. Denk aan hefhoogte, capaciteit, afmetingen, wendbaarheid, inzetomgeving, intensiteit van gebruik en de aard van de goederen.

Vervangingsmoment

Het moment waarop een machine vervangen moet worden, wordt niet uitsluitend bepaald door leeftijd. Ook inzeturen, onderhoudskosten, betrouwbaarheid, restwaarde en energieverbruik spelen een rol.

Hoe verloopt een vlootoptimalisatie?

  1. De huidige vloot en operatie in kaart brengen

    We beginnen met inzicht in de huidige situatie. Daarbij verzamelen we informatie over de aanwezige machines, contracten, inzet, gebruiksuren, werkzaamheden en operationele omstandigheden. Waar beschikbaar gebruiken we bestaande data uit bijvoorbeeld fleetmanagementsystemen, urenregistraties, onderhoudsgegevens en contractinformatie. De beschikbare informatie wordt vervolgens gekoppeld aan de praktijk op de werkvloer.

  2. De daadwerkelijke inzet analyseren

    Vervolgens onderzoeken we hoe het materieel daadwerkelijk wordt gebruikt. Welke machines zijn vrijwel continu in gebruik? Welke staan regelmatig stil? Waar ontstaan wachttijden? Wanneer wordt extra materieel ingezet? En welke machines worden gebruikt voor werkzaamheden waarvoor mogelijk een ander type machine beter geschikt is? Daarbij kijken we niet alleen naar gemiddelden, maar juist naar verschillen tussen perioden en piekmomenten.

  3. Capaciteitsbehoefte bepalen

    Op basis van de operationele gegevens bepalen we welke capaciteit de organisatie daadwerkelijk nodig heeft. Daarbij wordt rekening gehouden met de dagelijkse operatie, piekbelasting, werktijden, rijafstanden, volumes en de gewenste beschikbaarheid. Een belangrijk uitgangspunt is dat een vloot niet maximaal bezet hoeft te zijn om efficiënt te zijn. Er moet voldoende capaciteit beschikbaar blijven om pieken op te vangen zonder dat structureel een grote hoeveelheid ongebruikt materieel wordt aangehouden.

  4. De juiste vlootsamenstelling bepalen

    Vervolgens beoordelen we welke combinatie van machines het beste aansluit op de werkzaamheden. Daarbij kan blijken dat niet alleen het aantal machines moet veranderen, maar ook de verdeling tussen verschillende typen materieel. Soms kan een organisatie met minder machines dezelfde werkzaamheden uitvoeren. In andere situaties blijkt juist dat bepaalde capaciteit ontbreekt en aanvullende machines noodzakelijk zijn.

  5. Vervanging en toekomst bepalen

    Een vlootoptimalisatie kijkt niet alleen naar vandaag. Wanneer machines binnenkort vervangen moeten worden, nemen we ook toekomstige volumes, ontwikkelingen in de operatie, energievoorziening en verwachte inzet mee. Zo ontstaat niet alleen een beeld van de huidige behoefte, maar ook van de manier waarop de vloot zich de komende jaren zou kunnen ontwikkelen.

  6. Verbeteringen vertalen naar concrete keuzes

    De analyse wordt vertaald naar een praktisch advies. Daarbij kan het gaan om het aanpassen van het aantal machines, het wijzigen van de vlootsamenstelling, het anders inzetten van bestaand materieel, het aanpassen van vervangingsmomenten of het onderzoeken van andere aandrijvingen en technologie. Wanneer leveranciers of nieuwe machines moeten worden geselecteerd, kan OctaFlow vervolgens ondersteunen bij het vergelijken van oplossingen en het beoordelen van offertes.

Wat levert vlootoptimalisatie op?

Een goed afgestemde vloot zorgt ervoor dat materieel beschikbaar is wanneer de operatie het nodig heeft, zonder dat structureel capaciteit wordt aangehouden die nauwelijks wordt gebruikt. Afhankelijk van de situatie kan optimalisatie leiden tot:

  • een beter afgestemd aantal machines;
  • een betere benutting van bestaande capaciteit;
  • minder onnodige huur- en leasekosten;
  • minder stilstaand materieel;
  • een betere beschikbaarheid tijdens piekmomenten;
  • een logischere verdeling tussen verschillende typen machines;
  • beter onderbouwde vervangingsbeslissingen;
  • lagere onderhouds- en exploitatiekosten;
  • meer inzicht in de totale kosten van intern transport;
  • een vloot die beter aansluit op toekomstige ontwikkelingen.

Het doel is daarbij niet simpelweg de goedkoopste vloot. Een te kleine vloot kan immers leiden tot wachttijden, productiviteitsverlies en verstoringen. Een te grote vloot leidt juist tot onnodige kosten. De optimale situatie ligt daar tussenin.

Wat doet OctaFlow bewust niet?

OctaFlow adviseert niet automatisch om het aantal machines te verlagen. Een kleinere vloot is alleen interessant wanneer daarmee de benodigde operationele capaciteit behouden blijft. Wanneer een reductie leidt tot structurele wachttijden of onvoldoende flexibiliteit, kan het tegenovergestelde juist noodzakelijk zijn.

Ook begint een vlootadvies niet bij een merk of leverancier. Linde, Toyota, Jungheinrich, STILL of een ander merk kan in een bepaalde situatie de juiste oplossing zijn, maar de keuze voor een leverancier volgt pas nadat duidelijk is welke machine, capaciteit en specificatie de operatie daadwerkelijk nodig heeft.

Eerst bepalen wat de operatie vraagt. Daarna bepalen welk materieel daarbij past.

Wanneer is vlootoptimalisatie niet de juiste stap?

Wanneer nog onvoldoende duidelijk is waar de belangrijkste operationele problemen liggen, kan een Operationele Quickscan een betere eerste stap zijn. Daarmee wordt eerst de totale operatie onderzocht voordat specifiek naar de vloot wordt gekeken.

Ook wanneer de behoefte uitsluitend bestaat uit het selecteren van een nieuwe machine, zonder dat de omvang of samenstelling van de vloot ter discussie staat, kan een gerichte machine- of offertebeoordeling voldoende zijn.

Vlootoptimalisatie is vooral waardevol wanneer de organisatie een onderbouwd antwoord wil op de vraag: hoeveel intern transportmaterieel hebben we daadwerkelijk nodig, welke machines passen daarbij en wanneer moeten we vervangen?

Wat kost vlootoptimalisatie?

De omvang van een vlootoptimalisatie verschilt per organisatie. Een analyse van een beperkte vloot op één locatie vraagt een andere aanpak dan een organisatie met meerdere locaties, verschillende typen materieel, meerdere contracten en een complexe operationele structuur. Ook de beschikbare data, gewenste diepgang en eventuele ondersteuning bij leveranciersselectie of implementatie bepalen de omvang van het traject.

Daarom werkt OctaFlow niet met één standaardprijs. Na een kennismaking wordt bepaald welke aanpak past bij de omvang en complexiteit van de vloot en welke investering daarbij hoort.

Veelgestelde vragen

Hoe bepaal je hoeveel heftrucks een bedrijf nodig heeft?

Het benodigde aantal heftrucks kan niet betrouwbaar worden bepaald op basis van alleen het aantal vierkante meters of het totale aantal palletbewegingen. Onder andere volumes, piekbelasting, werktijden, rijafstanden, laad- en lostijden, inzetprofielen en de mate waarin machines gelijktijdig nodig zijn, bepalen hoeveel capaciteit noodzakelijk is. Daarom wordt eerst gekeken naar de daadwerkelijke operationele inzet.

Hoe bepaal je welk type intern transportmaterieel nodig is?

Dat hangt af van de werkzaamheden waarvoor het materieel wordt ingezet. Onder andere hefhoogte, capaciteit, rijafstanden, ondergrond, gangbreedtes, gebruiksintensiteit, goederen en werkomgeving spelen daarbij een rol. Het juiste type machine wordt daarom bepaald vanuit de operationele behoefte en niet vanuit het beschikbare aanbod van een leverancier.

Wanneer is een heftruck aan vervanging toe?

Leeftijd alleen bepaalt niet of een machine vervangen moet worden. Ook gebruiksuren, onderhoudskosten, storingen, betrouwbaarheid, energieverbruik, restwaarde en de toekomstige inzet zijn relevant. Een vervangingsbeslissing moet daarom worden bekeken vanuit de totale kosten en verwachte inzet, niet alleen vanuit de leeftijd van de machine.

Is een hoge bezettingsgraad van heftrucks altijd goed?

Nee. Een hoge bezettingsgraad kan betekenen dat materieel efficiënt wordt benut, maar kan ook aangeven dat er nauwelijks ruimte is om pieken op te vangen. Een vloot moet daarom niet worden geoptimaliseerd op maximale bezettingsgraad, maar op de juiste balans tussen benutting, beschikbaarheid en operationele betrouwbaarheid.

Kan OctaFlow adviseren over verschillende heftruckmerken?

Ja. OctaFlow is onafhankelijk van heftruckleveranciers en kan verschillende merken en oplossingen beoordelen op basis van de eisen van de operatie. Het uitgangspunt is daarbij de gewenste capaciteit, inzet en totale kosten. Het merk is een onderdeel van de uiteindelijke keuze, niet het vertrekpunt.

Kan OctaFlow ook helpen bij een tender voor nieuwe heftrucks?

Ja. Wanneer uit de vlootanalyse blijkt dat vervanging of uitbreiding nodig is, kan OctaFlow ondersteunen bij het opstellen van eisen, het vergelijken van leveranciers en het beoordelen en onderhandelen van offertes. Daarmee kan de vlootoptimalisatie worden doorgetrokken naar een onafhankelijk en onderbouwd inkooptraject.

Een optimale vloot is geen zo groot mogelijke vloot

De waarde van intern transportmaterieel zit niet in het aantal machines dat op het terrein staat, maar in de capaciteit die de operatie daadwerkelijk beschikbaar heeft wanneer die nodig is. OctaFlow brengt de relatie tussen capaciteit, inzet, bezettingsgraad, vlootsamenstelling en kosten in beeld.