Waarom jouw heftruck waarschijnlijk meer stilstaat dan rijdt

Iedere keer wanneer ik een warehouse bezoek en het gesprek op de heftruckvloot komt, hoor ik ongeveer hetzelfde. "Die trucks worden de hele dag gebruikt." Of: "Iedere machine is hier noodzakelijk."

Dat klinkt logisch. Zeker wanneer je dagelijks door een druk warehouse loopt waar voortdurend materieel rijdt. Toch vertellen de urentellers vaak een heel ander verhaal.

De rekensom die bijna niemand maakt

Laten we uitgaan van een organisatie die in één ploeg werkt. Een medewerker werkt ongeveer 40 uur per week. Rekenen we vakanties, feestdagen en andere afwezigheid mee, dan komt een machine theoretisch uit op ongeveer 40 uur × 50 weken = 2.000 beschikbare uren per jaar.

Wanneer ik vervolgens de urenteller van een heftruck bekijk, zie ik regelmatig machines die slechts 500 uur per jaar draaien.

Dat betekent niet dat de heftruck 500 uur per jaar beschikbaar is. Het betekent dat de heftruck slechts 25% van de beschikbare tijd daadwerkelijk wordt gebruikt. Of anders gezegd: 75% van de tijd staat hij stil.

En dat zijn niet eens de uitzonderingen.

Sommige machines draaien nog veel minder

Ik kom regelmatig heftrucks tegen die maar ongeveer 100 uur per jaar worden gebruikt. Soms zelfs minder. Vaak zijn dat machines met speciale voorzetapparatuur, of trucks die ooit zijn aangeschaft voor één specifieke klant of één bijzonder proces.

Toen was dat waarschijnlijk een logische keuze. Maar jaren later staat die machine er nog steeds. Voor het geval dat.

Laat ik daar duidelijk over zijn: een truck die 100 uur per jaar draait, hoort eigenlijk niet thuis in een professionele organisatie. Niet omdat de machine niets waard is, maar omdat er vrijwel altijd een slimmere oplossing bestaat die dezelfde handeling mogelijk maakt zonder een complete machine het jaar te laten uitzitten.

De duurste heftruck is vaak degene die niets doet

Laten we een eenvoudige berekening maken. Een volledig operationele lease van een specialistische heftruck kost al snel ongeveer €1.300 per maand. Dat is €15.600 per jaar.

Wordt die truck vervolgens maar 100 uur per jaar gebruikt? Dan kost alleen het beschikbaar hebben van die machine al €156 per draaiuur. En dan hebben we nog geen meter gereden.

Dan komt de chauffeur er nog bij

Een ervaren logistiek medewerker kost een organisatie al snel ongeveer €50.000 per jaar. Bij ongeveer 2.000 werkuren komt dat neer op ongeveer €25 per gewerkt uur. Gebruik je die specialistische truck één uur, dan ziet de rekening er zo uit:

En dan zijn elektriciteit, schade, interne administratie en eventuele stilstand door onderhoud nog niet eens meegenomen.

De vraag is dan niet meer "hoeveel kost deze heftruck?" maar: levert de handeling die hij uitvoert eigenlijk nog wel voldoende waarde op?

Bereken de benuttingsgraad van je eigen vloot

De formule is simpel:

Werk je in twee of drie ploegen? Vermenigvuldig de 2.000 uur dan met het aantal ploegen. De uitkomst blijft even confronterend.

Slimme oplossingen voor die ene specialistische truck

Dit is het deel dat vaak wordt overgeslagen. Een lage benuttingsgraad betekent namelijk niet automatisch dat de machine weg moet. Veel vaker betekent het dat de machine anders kan worden ingezet.

Een paar richtingen die in de praktijk goed werken:

• Voorzetapparatuur verplaatsen naar een standaardtruck. Veel specialistische handelingen zitten niet in de truck zelf, maar in het aanbouwdeel. Met een wisselsysteem kan diezelfde klem, rotator of vorkversteller vaak op een reguliere heftruck worden gezet. Dan doet één machine het werk van twee.
• Kiezen voor een flexibeler basismodel. Bij vervanging is de vraag zelden alleen welke truck deze vervangt, maar vooral welke truck deze taak én de taken van een andere machine aankan. Twee halfbezette machines worden dan één goed benutte machine.
• Taken clusteren in de planning. Wanneer het specialistische werk verspreid over de week binnenkomt, staat de machine er de rest van de tijd voor niets. Door die handelingen te bundelen op vaste momenten ontstaat ruimte om de machine breder in te zetten, of om hem helemaal niet meer in eigen beheer te hebben.
• Huren in plaats van bezitten. Voor een handeling die een paar keer per jaar voorkomt, is kortdurende huur bijna altijd goedkoper dan een jaarcontract. De rekensom hierboven laat precies zien vanaf welk punt dat omslaat.
• Delen tussen locaties. Organisaties met meerdere vestigingen hebben soms op elke locatie dezelfde weinig gebruikte machine staan, terwijl één machine met een doordacht rooster ruimschoots volstaat.

De rode draad: kijk eerst naar wat de machine moet dóen, niet naar wat er nu staat.

Hoeveel trucks heb je écht nodig?

Dit is precies de vraag die tijdens een onafhankelijke analyse vaak naar boven komt. Niet iedere truck hoeft weg. Soms blijkt juist dat machines slimmer kunnen worden ingezet. Misschien kunnen twee specialistische trucks worden vervangen door één flexibeler model. Misschien kunnen processen anders worden gepland. Misschien blijkt dat een speciale voorzetapparatuur op een andere machine kan worden gebruikt. Hoeveel heftrucks een magazijn echt nodig heeft is zelden hetzelfde aantal als er nu staat.

Of misschien is het inderdaad verstandig om die extra truck te houden. Maar dan is dat een bewuste keuze, en niet omdat hij er altijd al stond.

Stilstand is niet gratis

In veel organisaties wordt vooral gekeken naar de aanschafprijs van materieel. Veel minder aandacht is er voor de kosten van machines die jarenlang beschikbaar blijven zonder daadwerkelijk waarde toe te voegen. Dat is ook precies waarom een grote vloot niet altijd een voordeel is.

Juist daar liggen vaak verrassend grote besparingen. Niet door harder te werken, maar door kritischer te kijken naar wat de vloot werkelijk doet.

Meer dan alleen cijfers

Een urenteller vertelt nooit het hele verhaal. Er kunnen goede redenen zijn waarom een machine weinig draait. Denk aan piekbelasting, veiligheid, continuïteit of een strategische reserve.

Toch is een lage inzet wel een signaal om verder te kijken. Niet met de vraag hoe we deze truck voller krijgen, maar met de vraag: is dit nog steeds de beste oplossing voor onze operatie?

Dat is precies waar een onafhankelijke blik het verschil kan maken. Niet vanuit een leverancier of een merk, maar vanuit de totale operatie.

Kortom: zo meet je het zelf

De urenteller op de machine telt alle uren sinds de truck nieuw was. Dat getal zegt dus niets over wat hij het afgelopen jaar heeft gedaan. Om de benuttingsgraad te bepalen heb je het verschil tussen twee metingen nodig.

1. Noteer de stand aan het begin van de maand. Bijvoorbeeld op 1 maart: 4.180 uur.
2. Noteer de stand aan het eind van diezelfde maand. Op 1 april: 4.215 uur.
3. Trek de twee standen van elkaar af. 4.215 − 4.180 = 35 draaiuren in die maand.
4. Reken door naar een heel jaar. 35 × 12 = 420 draaiuren per jaar.
5. Bereken de benuttingsgraad. 420 ÷ 2.000 × 100 = 21%.

Deze machine draait dus ongeveer een vijfde van de tijd dat hij beschikbaar is.

Eén maand blijft wel een momentopname. Valt je meting toevallig in een vakantieperiode of juist in een piekweek, dan schuift de uitkomst behoorlijk. Meet je drie maanden achter elkaar en neem je daarvan het gemiddelde, dan wordt het beeld al een stuk betrouwbaarder. Meet je twaalf maanden lang iedere maand, dan weet je het gewoon zeker en heb je meteen de seizoenspatronen in beeld.

De vuistregel is simpel: hoe vaker je meet, hoe dichter je bij de werkelijke benuttingsgraad komt. En hoe minder ruimte er overblijft voor de aanname dat een machine toch echt de hele dag wordt gebruikt.

Begin gewoon deze week. Noteer per machine de stand met de datum erbij, en herhaal het over een maand. Grote kans dat je bij minstens één truck even stil blijft staan.