Operationele & intralogistieke optimalisatie

Een logistieke operatie bestaat uit veel afzonderlijke processen, maar de prestaties worden uiteindelijk bepaald door de manier waarop deze processen met elkaar samenhangen.

Inbound kan efficiënt werken, terwijl goederen vervolgens onnodig lang wachten voordat ze beschikbaar zijn. Orderpicking kan hoge prestaties leveren, terwijl medewerkers dagelijks onnodige afstanden afleggen. Een magazijn kan voldoende capaciteit hebben, maar toch regelmatig vastlopen omdat goederenstromen elkaar op de verkeerde momenten kruisen.

Daarom kijkt OctaFlow niet alleen naar afzonderlijke processen, maar naar de totale flow van goederen, mensen en middelen door de organisatie.

Met operationele en intralogistieke optimalisatie brengen we deze samenhang in beeld en vertalen we inzichten naar concrete verbeteringen. Daarbij kijken we naar processen, routing, werkmethoden, magazijninrichting, capaciteit, materieelinzet en de samenwerking tussen verschillende onderdelen van de operatie.

Het doel is niet om de operatie complexer te maken, maar om deze eenvoudiger, efficiënter en beter beheersbaar te laten functioneren.

Wanneer is operationele en intralogistieke optimalisatie interessant?

Een optimalisatietraject is interessant wanneer de operatie in de basis functioneert, maar prestaties, capaciteit of efficiëntie niet meer aansluiten bij wat de organisatie nodig heeft.

Dat kan bijvoorbeeld zichtbaar worden door:

• toenemende volumes zonder evenredige groei van de beschikbare capaciteit;
• lange rij- of loopafstanden;
• terugkerende wachttijden en opstoppingen;
• goederen die meerdere keren worden verplaatst voordat ze hun bestemming bereiken;
• een magazijnindeling die niet meer aansluit op de huidige goederenstromen;
• processen die sterk afhankelijk zijn van uitzonderingen of handmatige oplossingen;
• afdelingen die afzonderlijk goed functioneren, maar gezamenlijk onvoldoende flow creëren;
• ruimtegebrek terwijl niet duidelijk is waar de ruimte daadwerkelijk verloren gaat;
• toenemende personeelskosten zonder duidelijke verbetering van de output;
• investeringen in automatisering of materieel waarvan nog niet vaststaat of ze het onderliggende probleem oplossen.

Ook groei kan aanleiding zijn voor optimalisatie. Een proces dat bij 5.000 palletbewegingen per week goed werkte, hoeft bij 10.000 bewegingen niet meer dezelfde prestaties te leveren.

De juiste vraag is dan niet alleen hoe de capaciteit moet worden verhoogd, maar of de huidige manier van werken nog de meest logische manier is om de gewenste prestaties te bereiken.

Wat optimaliseert OctaFlow?

Iedere operatie heeft andere kenmerken en beperkingen. Daarom begint optimalisatie niet met een standaardoplossing, maar met het begrijpen van de bestaande situatie. Afhankelijk van het vraagstuk kunnen we onder andere kijken naar de volgende onderdelen.

Hoe verloopt een optimalisatietraject?

1. Het doel en de uitgangssituatie bepalen

   Een optimalisatietraject begint met het vaststellen van de aanleiding en het gewenste resultaat. Wat moet er verbeteren? Gaat het om capaciteit, kosten, doorlooptijd, ruimtegebruik, personeelsinzet, betrouwbaarheid of een combinatie daarvan?

   Daarnaast brengen we de belangrijkste uitgangspunten en beperkingen in kaart. Daarmee voorkomen we dat oplossingen worden ontwikkeld die in theorie aantrekkelijk zijn, maar in de praktijk niet uitvoerbaar blijken.

2. De huidige operatie analyseren

   Vervolgens onderzoeken we hoe de operatie functioneert. Afhankelijk van het vraagstuk maken we gebruik van beschikbare data, procesinformatie, plattegronden en observaties op locatie. We kijken naar de daadwerkelijke goederenstromen, werkmethoden en bewegingen binnen de operatie.

   Daarbij is vooral de samenhang belangrijk. Een proces kan op zichzelf efficiënt lijken, terwijl het in combinatie met een ander proces juist voor vertraging zorgt.

3. Knelpunten en verbeterpotentieel bepalen

   Op basis van de analyse brengen we in kaart waar de grootste mogelijkheden liggen. Daarbij kijken we niet alleen naar wat er niet goed gaat, maar ook naar de oorzaak daarvan en de consequenties voor de rest van de operatie.

   Een probleem dat dagelijks slechts enkele minuten lijkt te kosten, kan bij honderden medewerkers of duizenden bewegingen per week een aanzienlijke operationele impact hebben.

4. Verbeteringen ontwikkelen

   De inzichten worden vervolgens vertaald naar concrete verbeteringen. Dat kan bijvoorbeeld betrekking hebben op:

   • procesinrichting;
   • goederenstromen;
   • routing;
   • magazijnindeling;
   • werkmethoden;
   • capaciteitsverdeling;
   • inzet van mensen en materieel;
   • samenwerking tussen afdelingen;
   • automatisering of andere technische oplossingen.

   Daarbij zoeken we naar de oplossing die past bij de organisatie en haar toekomstige ontwikkeling, niet alleen naar de oplossing die vandaag het snelste resultaat oplevert.

5. Prioriteren en onderbouwen

   Niet iedere verbetering hoeft tegelijkertijd te worden uitgevoerd. Daarom brengen we onderscheid aan tussen maatregelen die relatief eenvoudig kunnen worden ingevoerd en verbeteringen die meer voorbereiding, investering of organisatorische verandering vragen.

   Zo ontstaat een realistische verbeteragenda waarin duidelijk is wat er moet gebeuren, waarom het nodig is en welke prioriteit het heeft.

6. Begeleiden van de vervolgstap

   Wanneer gewenst kan OctaFlow ook ondersteunen bij de vervolgstap. Dat kan bijvoorbeeld bestaan uit het verder uitwerken van een oplossingsrichting, het vergelijken van alternatieven, het onderbouwen van een investering of het begeleiden van de implementatie.

Van analyse naar concrete verbetering

Het doel van optimalisatie is niet een rapport waarin wordt beschreven wat er beter kan. Het doel is een operatie die daadwerkelijk beter functioneert.

Daarom worden verbeteringen zoveel mogelijk vertaald naar concrete keuzes en praktische maatregelen. Denk bijvoorbeeld aan het aanpassen van goederenstromen, het anders inrichten van een magazijn, het verminderen van onnodige bewegingen, het anders verdelen van werkzaamheden of het beter benutten van bestaande capaciteit.

Soms blijkt tijdens een optimalisatietraject dat een relatief eenvoudige procesaanpassing voldoende is. In andere situaties is een grotere verandering nodig, bijvoorbeeld een andere magazijnindeling, aanvullende automatisering of een andere manier van organiseren.

De oplossing volgt uit het vraagstuk, niet andersom.

Wat levert optimalisatie op?

Een goed ingericht logistiek proces zorgt ervoor dat goederen, mensen en middelen zo veel mogelijk zonder onnodige onderbrekingen door de operatie bewegen. Afhankelijk van het vraagstuk kan optimalisatie leiden tot:

• kortere rij- en loopafstanden;
• minder wachttijden;
• een betere benutting van beschikbare capaciteit;
• lagere operationele kosten;
• minder onnodige goederenbewegingen;
• een betere benutting van magazijnruimte;
• hogere voorspelbaarheid van processen;
• een betere inzet van medewerkers en materieel;
• meer ruimte voor groei zonder direct extra capaciteit toe te voegen.

De exacte verbetering verschilt per organisatie. Daarom begint een goed optimalisatietraject altijd bij de huidige situatie en de concrete doelstellingen.

Wat doet OctaFlow bewust niet?

Operationele optimalisatie betekent niet automatisch automatiseren. Een nieuw systeem, extra materieel of een grotere magazijnlocatie kan een oplossing zijn, maar alleen wanneer het onderliggende probleem daarom vraagt.

OctaFlow werkt daarom niet vanuit een vooraf bepaalde technologie of leverancier. Eerst wordt bepaald waar de operationele behoefte ligt en welke verbetering nodig is. Vervolgens kan worden vastgesteld of een procesaanpassing voldoende is of dat een investering noodzakelijk is.

Ook wordt niet alleen gekeken naar de prestaties van één afdeling. Een verbetering die inbound sneller maakt maar vervolgens voor opstoppingen bij opslag zorgt, heeft de totale operatie immers niet verbeterd. Het uitgangspunt is altijd de totale flow.

Wanneer is optimalisatie niet de juiste stap?

Niet iedere organisatie heeft direct een uitgebreid optimalisatietraject nodig. Wanneer nog onvoldoende duidelijk is waar de belangrijkste problemen liggen, kan een Operationele Quickscan een betere eerste stap zijn. Daarmee wordt eerst onafhankelijk vastgesteld waar de belangrijkste knelpunten en verbeterprioriteiten liggen.

Wanneer het probleem juist heel specifiek is, kan een gerichte analyse passender zijn. Denk bijvoorbeeld aan een vraagstuk rondom intern transportmaterieel, energietransitie, veiligheid of een investeringstraject.

De juiste aanpak hangt daarom af van de vraag die opgelost moet worden. Soms is optimalisatie de volgende stap. Soms begint het met eerst beter begrijpen wat er speelt.