Magazijninrichting begint niet met stellingen, maar met het begrijpen van de logistieke flow

Een bedrijf groeit. Het aantal orders neemt toe, het assortiment wordt groter of er wordt verhuisd naar een nieuw pand. Op een bepaald moment komt bijna iedere organisatie voor dezelfde uitdaging te staan: het magazijn moet opnieuw worden ingericht. Soms omdat er simpelweg meer ruimte nodig is, soms omdat de huidige magazijnindeling niet meer aansluit bij de dagelijkse operatie.

Vanaf dat moment gaat het gesprek vaak al snel over stellingen. Hoeveel palletplaatsen zijn er nodig? Hoe breed moeten de gangpaden worden? Past de expeditie aan de voorzijde van het pand of toch beter aan de achterkant? Allemaal logische vragen, maar opvallend genoeg zijn het meestal niet de vragen die uiteindelijk bepalen of een magazijn ook écht efficiënt gaat functioneren.

Bij een nieuwe magazijninrichting of het herinrichten van een bestaand warehouse wordt vaak gekeken naar de beschikbare ruimte. Dat klinkt logisch. Een gebouw heeft nu eenmaal een bepaalde oppervlakte en die wil je zo goed mogelijk benutten. Toch zie ik in de praktijk regelmatig dat juist daar de eerste denkfout ontstaat. Een magazijn draait namelijk niet om vierkante meters. Het draait om de mensen, de goederen en de processen die zich iedere dag door dat gebouw bewegen.

Dat verschil lijkt misschien klein, maar bepaalt uiteindelijk of een magazijn jarenlang efficiënt blijft functioneren of dat medewerkers ongemerkt steeds meer tijd kwijt zijn aan zoeken, wachten en onnodig intern transport.

Een magazijn is een keten van processen

Een magazijn is namelijk veel meer dan een opslagruimte. Het is een aaneenschakeling van processen die continu met elkaar verbonden zijn. Goederen komen binnen, worden gecontroleerd, opgeslagen, verzameld, verpakt en weer verzonden. Iedere stap heeft invloed op de volgende. Zodra één onderdeel niet goed aansluit, ontstaat er ergens anders in het proces een verstoring. Soms is die direct zichtbaar, maar veel vaker sluipt zo'n inefficiëntie er langzaam in. Een tijdelijke opslaglocatie wordt permanent, een extra stelling wordt ergens tussengeplaatst of een orderpickroute verandert omdat het assortiment groeit. Stuk voor stuk logische keuzes op dat moment, maar na een aantal jaar is de oorspronkelijke gedachte achter de warehouse inrichting vaak nauwelijks meer terug te herkennen.

Begin bij de logistieke flow, niet bij de ruimte

Juist daarom is het verstandig om bij een nieuwe inrichting niet direct naar de beschikbare ruimte te kijken, maar eerst naar de logistieke flow. Hoe bewegen goederen zich eigenlijk door het magazijn? Welke afdelingen werken intensief met elkaar samen? Waar ontstaan piekmomenten? Welke producten worden het meest verplaatst? En misschien nog wel belangrijker: welke bewegingen voegen eigenlijk helemaal geen waarde toe?

Transport als verborgen verspilling

Binnen Lean wordt transport niet voor niets gezien als één van de acht vormen van verspilling. Dat betekent overigens niet dat iedere beweging verspilling is. Een pallet moet nu eenmaal van ontvangst naar opslag en uiteindelijk naar de expeditie. De vraag is alleen of die pallet onderweg niet drie keer extra wordt verplaatst omdat de magazijnindeling ooit is ontworpen vanuit beschikbare ruimte in plaats van vanuit het proces.

Dat zie je vaker dan je misschien zou verwachten. Tijdens een rondgang door een magazijn valt bijvoorbeeld op dat een heftruck telkens een flink stuk moet omrijden omdat een gangpad jaren geleden is afgesloten voor extra opslag. Of dat orderpickers voortdurend een drukke verkeersroute oversteken omdat de picklocaties ooit zijn uitgebreid zonder de rest van de lay-out opnieuw te bekijken. Geen grote problemen op zichzelf, maar wel precies de redenen waarom een operatie ongemerkt steeds minder efficiënt wordt.

Groei is meestal de oorzaak, niet een verkeerde beslissing

Het interessante is dat veel van deze situaties niet ontstaan door verkeerde beslissingen. Integendeel. Vrijwel altijd zijn ze het gevolg van groei. Er kwam een nieuwe klant bij, een extra productgroep of een tijdelijke oplossing die uiteindelijk permanent bleef staan. Iedere afzonderlijke beslissing was op dat moment logisch. Alleen is er zelden nog iemand die af en toe een stap terug doet en kijkt of het totaalplaatje nog klopt.

Lokale optimalisatie is niet hetzelfde als een efficiënte operatie

En dat is precies waar een goede warehouse inrichting zich onderscheidt van simpelweg een magazijn vullen met stellingen. Een goede inrichting kijkt niet alleen naar de beschikbare ruimte, maar vooral naar de samenhang tussen processen. Want een magazijn waarin iedere afdeling afzonderlijk optimaal functioneert, is niet automatisch een magazijn waarin de totale operatie optimaal presteert.

Sterker nog, we zien regelmatig dat afdelingen lokaal zijn geoptimaliseerd, terwijl de totale goederenstroom juist minder efficiënt is geworden. De inbound-afdeling werkt sneller dan ooit, maar daardoor ontstaan opstoppingen bij de opslag. De orderpickers lopen minder meters, maar kruisen nu voortdurend de route van heftrucks richting expeditie. Op papier lijkt iedere verbetering logisch, terwijl de totale logistieke flow juist steeds meer onder druk komt te staan.

Eerst de flow, dan de stellingleverancier

Bij OctaFlow help ik organisaties met precies dat vraagstuk: het schetsen en doordenken van de juiste magazijninrichting op basis van de logistieke flow, nog vóórdat er een stellingleverancier bij het traject wordt betrokken. Een stellingleverancier denkt vanuit het eigen aanbod, dat is logisch, het is tenslotte hun verdienmodel. Onafhankelijk advies begint daarom niet bij een offerte voor stellingen, maar bij het begrijpen van de goederenstroom die er straks doorheen moet bewegen. Pas wanneer die flow helder is, is het zinvol om leveranciers te betrekken.

Het draait om balans

Dat is precies waarom een goede magazijninrichting nooit alleen over opslagcapaciteit gaat. Uiteindelijk draait het om balans. Balans tussen opslag en doorstroming. Tussen veiligheid en efficiëntie. Tussen de operatie van vandaag en de groei van morgen.