Waarom tijdelijke oplossingen zelden tijdelijk zijn

Mensen zijn creatief. Dat is vaak een van de grootste krachten binnen een warehouse. Wanneer zich een praktisch probleem voordoet, duurt het meestal niet lang voordat iemand een oplossing heeft bedacht. Een handige aanpassing aan een werkplek, een geïmproviseerde houder voor hulpmiddelen of een snelle reparatie zodat het werk direct door kan gaan.

Op zichzelf is daar niets mis mee. Sterker nog, zonder dit soort initiatief zouden veel logistieke operaties een stuk minder flexibel zijn.

Toch zie ik tijdens bezoeken aan warehouses regelmatig dat tijdelijke oplossingen een eigen leven gaan leiden. Wat ooit bedoeld was als een snelle noodoplossing voor een probleem van een paar dagen of weken, blijkt maanden of zelfs jaren later nog steeds onderdeel van de dagelijkse operatie te zijn.

Met de beste bedoelingen

Dat gebeurt vaak met de beste bedoelingen.

Een chauffeur heeft geen goede plek om pennen, documenten of scanners op te bergen en maakt zelf iets. Een beschadigd onderdeel wordt tijdelijk vastgezet zodat het werk door kan gaan. Een medewerker bedenkt een manier om minder last te hebben van tocht of regen. Het oorspronkelijke probleem is vaak heel begrijpelijk en meestal zelfs terecht.

Juist daarom blijven dit soort oplossingen bestaan.

Het probleem zit namelijk niet in de behoefte, maar in het feit dat de tijdelijke oplossing uiteindelijk de definitieve oplossing wordt.

Van pennenbakje tot schoonmaakfactuur

Wat begint als een praktische aanpassing, kan op termijn leiden tot extra kosten, een minder professionele uitstraling of zelfs veiligheidsrisico's. Vrijwel iedereen die regelmatig in warehouses komt, kent de voorbeelden wel. Een oude taperol die is omgebouwd tot pennenbakje en met tape aan een truck is bevestigd. Op zichzelf best creatief, maar tegelijkertijd een duidelijk signaal dat er nooit een goede oplossing voor het probleem is bedacht. Hetzelfde geldt voor stickers die overal op materieel worden geplakt omdat chauffeurs geen vaste plek hebben om documenten, notities of tijdelijke labels kwijt te kunnen. Na verloop van tijd zitten complete voertuigen onder de stickers, terwijl niemand zich nog afvraagt hoe dat eigenlijk zo gekomen is.

Hetzelfde zie je regelmatig bij scanners. In veel warehouses beschikken chauffeurs over scanners die dagelijks intensief worden gebruikt, maar waarvoor nooit een goede houder op het voertuig is aangebracht. Het gevolg is dat de scanner los op de truck wordt gelegd of ergens tussen andere spullen wordt geklemd. Dat gaat vaak weken of maanden goed, totdat die ene scherpe bocht wordt genomen of een drempel net iets harder wordt geraakt dan normaal. Vervolgens schuift de scanner van het voertuig af en belandt op de vloer.

Op dat moment blijkt vaak dat een scanner aanzienlijk duurder is dan de geïmproviseerde oplossing die jarenlang is gebruikt. Moderne scanners zijn ontworpen voor intensief gebruik, maar niet om voortdurend van een voertuig op een betonnen vloer te vallen. Terwijl een degelijke scannerhouder vaak slechts enkele tientjes kost, leidt een beschadigde scanner al snel tot reparatiekosten, vervanging of productiviteitsverlies. Het is een mooi voorbeeld van hoe een kleine investering soms een veel grotere kostenpost kan voorkomen.

Uiteindelijk leidt dit niet alleen tot een rommelige uitstraling, maar vaak ook tot extra schoonmaakwerk, discussies bij het inleveren van materieel en onnodige kosten die eenvoudig voorkomen hadden kunnen worden. Wie ooit een leaseheftruck heeft ingeleverd die volledig onder de stickers zat, weet dat daar regelmatig een schoonmaakfactuur uit voortkomt.

Wanneer improvisatie de veiligheid raakt

Hetzelfde zie je bij tijdelijke reparaties. Een rol tape, een tyrap of een zelfgemaakte constructie kan soms een prima noodmaatregel zijn om een werkdag af te maken. Het risico ontstaat wanneer niemand meer terugkomt om de definitieve oplossing uit te voeren. Dan verandert een tijdelijke reparatie langzaam in een vast onderdeel van de installatie of het materieel.

Een situatie die ik eveneens regelmatig tegenkom, zijn zelfgemaakte dakjes en windschermen op intern transportmaterieel. Kartonnen platen, stukken zeil of andere materialen worden gebruikt om chauffeurs te beschermen tegen regen, tocht of rijwind. De gedachte daarachter is begrijpelijk. Zeker in grote distributiecentra of bij werkzaamheden waarbij regelmatig naar buiten wordt gereden, kan dat extra comfort opleveren.

Het probleem ontstaat wanneer deze oplossingen ten koste gaan van de veiligheid. Een heftruck biedt van nature al beperkt zicht door de mast, de last en de constructie van het voertuig. Jaarlijks gebeuren er nog altijd ernstige ongevallen met intern transportmaterieel, waarvan een deel helaas zelfs dodelijk afloopt. Goed zicht is daarom geen luxe, maar een essentiële voorwaarde voor veilig werken. Wanneer daar vervolgens een ondoorzichtig stuk zeil of karton aan wordt toegevoegd, wordt dat zicht verder beperkt terwijl het oorspronkelijke probleem vaak op een veel veiligere manier opgelost had kunnen worden.

Wat dit extra opvallend maakt, is dat voor veel van deze situaties al professionele oplossingen bestaan. Fabrikanten leveren af fabriek veilige dakconstructies, transparante afschermingen, documenthouders, scannerhouders, opbergmogelijkheden en andere voorzieningen die specifiek voor deze toepassingen zijn ontworpen. Toch worden deze niet altijd toegepast omdat de geïmproviseerde oplossing sneller, eenvoudiger of goedkoper lijkt.

Op korte termijn is dat vaak waar.

Op langere termijn blijkt de rekening echter meestal ergens anders terecht te komen. In extra onderhoud, hogere schoonmaakkosten, een minder professionele uitstraling, veiligheidsrisico's of simpelweg frustratie omdat dezelfde tijdelijke oplossing steeds opnieuw aandacht vraagt.

Tijdelijk moet tijdelijk blijven

De sterkste organisaties die ik bezoek onderscheiden zich niet doordat er nooit wordt geïmproviseerd. Dat is in een dynamische operatie simpelweg niet realistisch. Het verschil zit erin dat tijdelijke oplossingen ook daadwerkelijk tijdelijk blijven. Zodra een probleem structureel terugkeert, wordt gezocht naar een structurele oplossing die past bij de operatie, de veiligheidseisen en de uitstraling van het bedrijf. Dat draagt direct bij aan een goede werkomgeving.

Dat vraagt soms om een investering, maar veel vaker begint het met een eenvoudige vraag: als we dit probleem al maanden of jaren op dezelfde manier oplossen, is het dan eigenlijk nog wel een tijdelijke oplossing?

Want zodra een tijdelijke oplossing onderdeel wordt van de dagelijkse operatie, is het meestal tijd om op zoek te gaan naar iets beters.