Operational Excellence is een term die binnen de logistieke sector regelmatig wordt gebruikt. Tegelijkertijd merk ik dat verschillende organisaties er iets anders onder verstaan. Voor de één draait het om KPI's en dashboards, voor de ander om Lean-methodieken, automatisering of continue verbetering.
Hoewel al deze onderwerpen een rol kunnen spelen, zie ik in de praktijk dat Operational Excellence vaak minder ingewikkeld is dan het klinkt.
Uiteindelijk gaat het namelijk over het structureel verbeteren van de dagelijkse operatie.
Goede prestaties ontstaan zelden toevallig
Wat mij opvalt wanneer ik organisaties bezoek, is dat sterke operationele prestaties meestal niet het gevolg zijn van één grote beslissing. Veel vaker zijn ze het resultaat van tientallen kleinere keuzes die gedurende langere tijd consequent worden gemaakt.
Processen zijn duidelijk ingericht, verantwoordelijkheden zijn helder en medewerkers weten wat er van hen wordt verwacht. Problemen worden niet alleen opgelost, maar ook onderzocht om te begrijpen waarom ze zijn ontstaan.
Daardoor ontstaat een organisatie die niet afhankelijk is van toeval, maar waarin prestaties steeds beter voorspelbaar worden.
Tijdelijke oplossingen hebben de neiging permanent te worden
Tegelijkertijd zie ik dat veel organisaties worden geconfronteerd met uitdagingen die directe actie vereisen. Een klant groeit sneller dan verwacht, volumes nemen toe of een proces blijkt in de praktijk anders te functioneren dan vooraf gedacht.
De oplossing is dan vaak tijdelijk bedoeld.
Een extra controle wordt toegevoegd. Een alternatieve route wordt ingericht. Een medewerker krijgt een aanvullende taak. Op zichzelf zijn dat vaak logische keuzes die helpen om de operatie draaiende te houden.
Het probleem ontstaat wanneer deze tijdelijke oplossingen jarenlang blijven bestaan zonder opnieuw te worden beoordeeld.
Daardoor ontstaat langzaam meer complexiteit en wordt het steeds lastiger om processen efficiënt te laten functioneren.
Verbeteren begint met nieuwsgierigheid
Wat veel succesvolle organisaties met elkaar gemeen hebben, is dat zij blijven kijken naar de dagelijkse praktijk. Niet omdat alles fout gaat, maar juist omdat zij begrijpen dat vrijwel ieder proces verbeterd kan worden.
Ik merk daarbij dat de meest waardevolle vragen vaak verrassend eenvoudig zijn.
- Waarom voeren we deze stap uit?
- Waarom ligt dit product op deze locatie?
- Waarom rijden chauffeurs deze route?
- Waarom gebeurt dit op deze manier?
Juist die nieuwsgierigheid zorgt ervoor dat processen niet vanzelfsprekend worden. Wat jarenlang logisch leek, blijkt soms gebaseerd op een keuze die ooit onder heel andere omstandigheden is gemaakt.
Operational Excellence is geen eindbestemming
Een van de grootste misverstanden rondom Operational Excellence is dat het een einddoel zou zijn. Alsof een organisatie op een bepaald moment klaar is met verbeteren.
In de praktijk zie ik juist het tegenovergestelde.
Markten veranderen, klanten veranderen en logistieke operaties veranderen voortdurend. Daardoor verschuiven ook de uitdagingen waarmee organisaties worden geconfronteerd.
Wat vandaag een optimale werkwijze is, hoeft dat over drie jaar niet meer te zijn.
Juist daarom draait Operational Excellence niet om het bereiken van perfectie, maar om het vermogen om continu te blijven leren en verbeteren.
Meer dan efficiëntie alleen
De discussie over Operational Excellence gaat uiteindelijk niet alleen over efficiëntie.
Het gaat ook over veiligheid, kwaliteit, samenwerking, flexibiliteit en het vermogen om mee te bewegen met veranderingen in de markt.
Organisaties die hierin succesvol zijn, richten zich daarom niet uitsluitend op cijfers of processen. Zij kijken naar de volledige operatie en blijven kritisch onderzoeken waar verbeteringen mogelijk zijn.
Operational Excellence is daardoor geen project, geen certificering en ook geen eenmalig verbeterprogramma.
Uiteindelijk is het een manier van kijken naar de dagelijkse operatie en de bereidheid om bestaande werkwijzen regelmatig opnieuw ter discussie te stellen.
Veelgestelde vragen
Wat betekent Operational Excellence in logistiek?
Operational Excellence is een manier van werken waarbij organisaties continu streven naar verbetering van processen, kwaliteit, veiligheid, efficiëntie en klanttevredenheid.
Is Operational Excellence hetzelfde als Lean?
Nee. Lean kan een belangrijk onderdeel zijn van Operational Excellence, maar Operational Excellence is breder en omvat ook onderwerpen zoals veiligheid, kwaliteit, samenwerking, leiderschap en continue verbetering.
Waarom is Operational Excellence belangrijk?
Omdat logistieke operaties voortdurend veranderen. Organisaties die processen regelmatig evalueren en verbeteren, zijn vaak beter in staat om groei, veranderingen en nieuwe uitdagingen succesvol op te vangen.
Sjef Kerkvliet is oprichter van OctaFlow en heeft meer dan 15 jaar ervaring binnen intralogistiek, warehouse optimalisatie en intern transport. Vanuit zijn praktijkervaring helpt hij organisaties bij vraagstukken rondom goederenstromen, procesverbetering, magazijninrichting, automatisering en operationele efficiëntie.
Verder praten over jouw operatie?
Een logistiek of operationeel vraagstuk? OctaFlow denkt graag met je mee. Geen gedoe, gewoon een goed gesprek.
