Logistieke procesoptimalisatie staat bij veel organisaties regelmatig op de agenda. Toenemende volumes, stijgende kosten en hogere verwachtingen vanuit klanten zorgen ervoor dat processen continu onder druk staan. Tegelijkertijd merk ik dat de discussie vaak al snel richting oplossingen beweegt. Nieuwe systemen, automatisering of uitbreiding van capaciteit worden regelmatig als eerste genoemd, terwijl de vraag waar het daadwerkelijke probleem zich bevindt soms pas later wordt gesteld.
Juist daar begint logistieke procesoptimalisatie in de praktijk vaak.
Processen groeien vaak geleidelijk
Wat logistieke processen interessant maakt, is dat ze zelden in één keer worden ontworpen. Veel werkwijzen ontwikkelen zich geleidelijk naarmate organisaties groeien. Een nieuwe klant stelt specifieke eisen, een tijdelijke oplossing blijft langer bestaan dan gepland of een afdeling richt processen anders in om een operationeel probleem op te lossen.
Op zichzelf zijn dat vaak logische beslissingen. Gezamenlijk kunnen ze er echter voor zorgen dat processen steeds complexer worden zonder dat dit direct wordt opgemerkt. Daardoor ontstaan werkwijzen die jarenlang functioneren, terwijl niemand zich nog afvraagt waarom bepaalde stappen eigenlijk worden uitgevoerd.
Dat betekent niet dat het proces niet werkt. Vaak functioneert de operatie zelfs verrassend goed. Tegelijkertijd kunnen kleine inefficiënties zich ongemerkt opstapelen, waardoor capaciteit verloren gaat zonder dat dit direct zichtbaar is.
De werkvloer vertelt vaak een ander verhaal
Wat mij daarbij opvalt, is dat processen op papier regelmatig beter lijken te functioneren dan in de praktijk. Rapportages laten bijvoorbeeld zien dat prestaties binnen de norm blijven, terwijl medewerkers dagelijks tegen dezelfde obstakels aanlopen.
Een voorbeeld dat mij altijd is bijgebleven, speelde zich af bij een organisatie waar displays werden samengesteld. Een medewerker moest tijdens het werk tientallen keren per dag onderdelen ophalen van een tafel die ongeveer dertig meter verderop stond. Voor iedereen was dat volledig normaal geworden. Het hoorde simpelweg bij het proces.
De interessante vraag was echter niet hoeveel tijd dit kostte, maar waarom die tafel daar eigenlijk stond. Toen die vraag werd gesteld, bleek niemand daar een duidelijk antwoord op te hebben. De tafel stond daar omdat hij daar altijd had gestaan.
Op zichzelf lijkt zo'n situatie misschien onbelangrijk. Toch lopen medewerkers op jaarbasis ongemerkt enorme afstanden wanneer dit soort keuzes onderdeel worden van de dagelijkse werkwijze. Door opnieuw naar het proces te kijken en de simpele vraag ‘waarom?’ te stellen, ontstond uiteindelijk een andere inrichting van het werkproces.
Juist dat soort situaties kom ik regelmatig tegen. Niet omdat mensen inefficiënt willen werken, maar omdat processen zich in de loop der jaren ontwikkelen en bepaalde keuzes nooit meer ter discussie worden gesteld.
Niet iedere inefficiëntie vraagt om een investering
Wanneer organisaties nadenken over procesverbetering, wordt vaak gekeken naar nieuwe middelen of technologie. Dat is begrijpelijk. Innovaties kunnen een belangrijke bijdrage leveren aan de prestaties van een operatie.
Tegelijkertijd zie ik regelmatig situaties waarin de oorzaak van een probleem niet ligt bij een gebrek aan middelen, maar bij de manier waarop bestaande processen zijn ingericht. Een extra heftruck lost bijvoorbeeld weinig op wanneer chauffeurs dagelijks onnodig veel meters rijden. Op dezelfde manier zal extra magazijnruimte niet altijd het gewenste effect hebben wanneer goederen meerdere keren worden verplaatst voordat zij hun eindbestemming bereiken.
Dat betekent niet dat investeren nooit de juiste keuze is. Wel zie ik dat de beste oplossing vaak pas zichtbaar wordt nadat het onderliggende proces goed is begrepen.
Begrijpen voordat je verbetert
Wat veel succesvolle verbetertrajecten met elkaar gemeen hebben, is dat er eerst wordt gekeken naar de oorzaak voordat er wordt gezocht naar oplossingen. Hoe bewegen goederen zich door de operatie? Waar ontstaan wachttijden? Welke processtappen voegen daadwerkelijk waarde toe en welke zijn in de loop der jaren onderdeel geworden van de standaard werkwijze?
Juist deze vragen maken zichtbaar waar verbeteringen mogelijk zijn. Niet omdat medewerkers hun werk niet goed uitvoeren, maar omdat processen zich vaak anders ontwikkelen dan oorspronkelijk bedoeld.
De grootste winst ontstaat daardoor regelmatig niet door harder te werken, maar door slimmer te organiseren.
De juiste vraag stellen
Logistieke procesoptimalisatie gaat uiteindelijk niet alleen over efficiëntie. Het gaat over het creëren van een operatie die beter aansluit bij de dagelijkse praktijk, beter kan omgaan met groei en minder afhankelijk wordt van tijdelijke oplossingen.
De discussie gaat daarom niet alleen over systemen, automatisering of capaciteit. Uiteindelijk gaat het over de vraag hoe mensen, processen en middelen zo kunnen samenwerken dat een organisatie haar doelstellingen bereikt zonder onnodige complexiteit toe te voegen.
En juist daarom begint logistieke procesoptimalisatie vaak op een andere plek dan veel mensen denken.
Veelgestelde vragen
Wat is logistieke procesoptimalisatie?
Logistieke procesoptimalisatie is het analyseren en verbeteren van logistieke processen om efficiënter, veiliger en effectiever te werken. Daarbij wordt gekeken naar de samenhang tussen mensen, middelen, goederenstromen en werkwijzen.
Waar begin je met logistieke procesoptimalisatie?
In veel gevallen begint procesoptimalisatie met het begrijpen van de huidige situatie. Door processen in de praktijk te observeren en knelpunten zichtbaar te maken, ontstaat inzicht in waar de grootste verbeterkansen liggen.
Betekent procesoptimalisatie altijd investeren?
Nee. Hoewel investeringen onderdeel kunnen zijn van de oplossing, ontstaan veel verbeteringen door bestaande processen slimmer in te richten, onnodige stappen te verwijderen of middelen efficiënter in te zetten.
Sjef Kerkvliet is oprichter van OctaFlow en heeft meer dan 15 jaar ervaring binnen intralogistiek, warehouse optimalisatie en intern transport. Vanuit zijn praktijkervaring helpt hij organisaties bij vraagstukken rondom goederenstromen, procesverbetering, magazijninrichting, automatisering en operationele efficiëntie.
Verder praten over jouw operatie?
Een logistiek of operationeel vraagstuk? OctaFlow denkt graag met je mee. Geen gedoe, gewoon een goed gesprek.
